PDCA

Le PDCA est une démarche structurée en quatre étapes, dont les initiales forment l’acronyme : Planifier, Déployer, Contrôler/Comprendre, Agir/Améliorer. Ces quatre étapes rappellent que :

1. Toute action doit être précédée par une étape de Préparation et de Planification, pour éviter la tentation de se lancer sans avoir réellement compris et correctement évalué la situation.
2. Il faut Déployer les actions planifiées,
3. Ensuite, après le déploiement, il faut en évaluer les résultats, au moyen de mesures ou de Contrôles. Il s’agit également de Comprendre en étudiant les résultats, s’ils répondent aux attentes et dans la négative, comprendre pourquoi.
4. En fonction de l’évaluation des résultats, soit l’action est satisfaisante et l’on peut chercher à Aller plus loin, soit elle doit être revue, corrigée ou réorientée afin d’obtenir le résultat escompté

Une fois ces quatre étapes franchies, on «refait un tour» en recommençant à préparer et planifier la suite. Le Cycle PDCA est représenté par une roue à quatre quadrants (illustration 19), gravissant la pente du progrès. Cette roue est supposée tourner sans discontinuer pour pratiquer l’amélioration continue.
Pour empêcher tout retour à l’état antérieur et assurer la pérennisation des progrès obtenus, il faut placer une cale sous la roue. Si la représentation de la cale trouve sa place logiquement sur le dessin, on se demande comment elle se matérialise dans la pratique. Par exemple : ce sont les procédures nouvellement créées, ou celles mises à jour qui fixent les nouvelles règles de vie et de comportement et évitent de revenir aux mauvaises habitudes.

Le PDCA constitue une méthode donnant d’excellents résultats à condition de respecter les différentes phases et de leur accorder l’importance
nécessaire :
1. Brûler l’étape de planification ou de préparation démontre une propension à l’activisme, c’est-à-dire la prépondérance de l’action pratique au détriment de la réflexion, de la théorie. On pense agir, mais le plus souvent on n’y gagne que de l’agitation.
2. À l’inverse, ne pas passer au déploiement, c’est rester dans la planification infinie et dans l’incantation : «il y a qu’à…», «il faut qu’on…»
3. Ne pas mesurer et contrôler, c’est faire preuve d’excès d’optimisme ou d’un total manque de rigueur!
4. La dernière phase d’analyse et de réaction permet de boucler le système, c’est-à-dire conditionner les actions futures aux résultats obtenus. Ceci est indispensable pour conserver l’alignement de la suite des actions (la trajectoire) vers le but.

Le PDCA vise à remplacer les slogans et exhortations par des plans d’action clairs. Il permet aux participants de comprendre la logique et l’enchaînement des différentes étapes, pourquoi il ne faut pas se précipiter dans le tri-débarras sans avoir préalablement fixé l’état des lieux initial et défini les moyens de mesurer les progrès, par exemple.

Le PDCA fournit une trame pour structurer l’avancement des travaux. L’animateur des groupes de travail demandera aux participants de mettre en pratique ce principe :
1. Que planifiez-vous?
2. Comment allez-vous déployer?
3. Comment allez-vous évaluer et mesurer les résultats?
4. Si les résultats ne sont pas conformes à vos objectifs, que ferez-
vous?

Voici un questionnaire en 12 items basé sur cette méthode (Planifier, Développer, Contrôler, Agir) comme cycle fondamental de la résolution de problèmes.

P – Planifier (Analyser le problème et préparer la solution)

• Quel est le problème exact à résoudre ou l'objectif précis à atteindre ?
• Quelles sont les causes racines identifiées de ce problème (analyse QQOQCP ou 5 Pourquoi) ?
• Quel est le plan d'action détaillé pour tester une solution ? (Qui fait Quoi ? Quand ? Comment ? Avec quels indicateurs de succès ?)

D – Développer (Faire, réaliser l'action planifiée)

• Le plan d'action (l'expérimentation) a-t-il été mis en œuvre exactement comme prévu à l'étape "Planifier" ?
• Quels obstacles ou difficultés ont été rencontrés lors de la mise en œuvre ?
• Avons-nous documenté ce qui a été fait, ainsi que les imprévus (pour pouvoir l'analyser) ?

C – Contrôler (Vérifier les résultats)

• Quels sont les résultats mesurés (via les indicateurs définis) suite à l'action menée ?En comparant les résultats à l'objectif (de l'étape "Planifier"), quel est l'écart (positif ou négatif) ?
• La solution testée a-t-elle réellement résolu le problème identifié ?

A – Agir (Ajuster ou standardiser)

(Si l'écart est négatif) : Qu'avons-nous appris de cet échec ? Quelles corrections devons-nous apporter avant de relancer un nouveau cycle ?
(Si l'écart est positif) : Comment allons-nous standardiser cette solution pour qu'elle devienne la nouvelle norme (procédure, formation, déploiement) ?
Comment allons-nous surveiller cette nouvelle norme à long terme pour nous assurer que le problème ne réapparaît pas ?

Ressources : 

• Florence Gillet-Goinard & Bernard Seno - La Boîte à outils du Responsable Qualité 2e édition (Outil 9)
• Gemini AI